Durante muitos anos, a gestão de assiduidade foi vista como uma tarefa essencialmente administrativa.
- Registar entradas.
- Registar saídas.
- Calcular horas trabalhadas.
- Cumprir obrigações legais.
Mas a realidade das empresas mudou.
Hoje, a assiduidade deixou de ser apenas uma questão de controlo de horários. Tornou-se uma ferramenta de gestão que ajuda a tomar melhores decisões, otimizar recursos e reduzir tempo gasto em tarefas administrativas.
Quando a informação está organizada, toda a empresa funciona melhor.
O problema começa quando a assiduidade é apenas um registo
Em muitas empresas, o processo continua praticamente igual ao de há vários anos.
- Os colaboradores registam o ponto.
- Os responsáveis exportam mapas.
- Os Recursos Humanos fazem validações.
- Os gestores confirmam horas extraordinárias.
- As férias são aprovadas por email.
- O banco de horas é controlado em folhas Excel.
Cada processo funciona.
Mas funciona isoladamente.
E quando a informação está dispersa, basta surgir uma dúvida para que encontrar a resposta demore muito mais do que deveria.
“Quantas horas extraordinárias fez este colaborador?”
“Qual é o saldo do banco de horas?”
“Estas férias já foram aprovadas?”
“Quem está de férias na próxima semana?”
Responder a estas perguntas não devia obrigar a consultar vários documentos ou diferentes plataformas.
A assiduidade influencia muito mais do que os Recursos Humanos
É comum associar a gestão de assiduidade apenas ao departamento de RH.
Na prática, o impacto vai muito além disso.
Um diretor consegue planear melhor a operação quando sabe exatamente quem está disponível.
Um gestor de equipa consegue organizar horários com maior facilidade.
O departamento financeiro trabalha com informação mais rigorosa para processamento salarial.
A administração ganha uma visão mais clara sobre a utilização dos recursos da empresa.
Quando todos trabalham sobre a mesma informação, as decisões tornam-se mais rápidas e mais consistentes.
Quanto tempo perde a validar informação?
Existe uma pergunta simples que todas as empresas deviam fazer.
Quanto tempo é gasto todas as semanas a confirmar informação que podia estar disponível automaticamente?
- Validar horários.
- Confirmar horas extraordinárias.
- Consultar saldos do banco de horas.
- Responder a dúvidas dos colaboradores.
- Atualizar mapas.
- Aprovar férias.
Cada tarefa pode parecer pequena.
Mas quando se repetem diariamente, representam dezenas de horas de trabalho administrativo ao longo do ano.
Tempo que podia estar a ser utilizado para tarefas com maior impacto no negócio.
