Mudar de sistema de gestão de assiduidade pode parecer uma decisão tecnológica. Na prática, devia começar muito antes de comparar software, equipamentos ou funcionalidades.
Começa por perceber como é que a assiduidade é gerida hoje.
Quantas correções são feitas manualmente? Como são tratadas alterações de horário? Onde ficam registadas férias e ausências? Quanto tempo demora a perceber quem está a trabalhar num determinado dia? E, quando chega o final do mês, a equipa de RH está sobretudo a validar informação ou ainda a tentar reconstruí-la?
As respostas ajudam a identificar aquilo de que a empresa realmente precisa e evitam escolher uma solução que apenas digitaliza os mesmos processos que já dão demasiado trabalho.
1. Onde existe trabalho manual?
Comece pelo percurso da informação.
Um colaborador faz o registo de ponto. O que acontece a seguir até essa informação estar pronta para ser utilizada pelos RH?
Se for necessário exportar dados, cruzar folhas de cálculo, confirmar ausências noutro local, corrigir horários ou procurar aprovações em emails e mensagens, há vários passos entre o registo inicial e a informação de que a empresa precisa.
O objetivo não deve ser simplesmente substituir uma ferramenta por outra. Deve ser perceber quais destes passos continuam a ser necessários e quais podem ser centralizados ou simplificados.
Uma pergunta útil para começar:
Quantas vezes a mesma informação é consultada, corrigida ou introduzida manualmente ao longo do mês?
2. Os horários da sua empresa são realmente simples?
Às 08:57 entra um colaborador. Às 08:59 entra outro. Às 09:03 entra um terceiro.
São apenas seis minutos de diferença. Mas podem representar três situações completamente diferentes.
Um colaborador pode ter um horário diferente. Outro pode trabalhar por turnos. Pode existir uma tolerância definida ou uma situação excecional que precisa de ser considerada.
É por isso que gerir assiduidade não é apenas registar horas de entrada e saída. É conseguir interpretar esses registos de acordo com a organização do trabalho.
Antes de escolher um sistema, faça um levantamento da realidade da empresa:
- Existem horários fixos ou vários horários?
- Há trabalho por turnos?
- Existem equipas em diferentes localizações?
- Com que frequência os horários são alterados?
- Que exceções precisam de ser tratadas?
Quanto mais variada for a realidade da empresa, mais importante é perceber se a solução consegue acompanhá-la.
3. O que acontece quando existe uma exceção?
Um sistema pode funcionar perfeitamente num dia em que tudo acontece como previsto. O verdadeiro teste começa quando isso não acontece.
Um registo fica em falta. Um horário é alterado. Um colaborador está ausente. Há uma troca de turno. Surgem horas extraordinárias que precisam de ser analisadas.
Estas situações fazem parte da gestão normal de uma equipa. O problema aparece quando cada exceção desencadeia uma pequena investigação.
Antes de mudar de sistema, identifique as situações que atualmente dão mais trabalho aos RH.
São precisamente essas situações que deve utilizar para avaliar uma nova solução.
4. Consegue responder facilmente a uma pergunta simples: “Quem está a trabalhar hoje?”
“A Ana está de férias?”
“O Miguel trocou o turno?”
“A Joana está em teletrabalho?”
“Quem ficou com o turno da tarde?”
Se para responder a estas perguntas for necessário consultar várias pessoas, ficheiros ou ferramentas, existe informação importante dispersa pela organização.
A assiduidade não serve apenas para saber a que horas alguém entrou ou saiu. Quando a informação está estruturada, pode também apoiar o trabalho diário de quem gere pessoas, horários e equipas.
Por isso, ao avaliar uma solução, pense também em quem precisa de consultar a informação e para quê.
5. O sistema consegue acompanhar a empresa?
Uma empresa com 20 colaboradores e outra com 500 não têm necessariamente as mesmas necessidades. Mas o número de pessoas também não conta a história toda.
Uma organização relativamente pequena pode trabalhar por turnos, ter diferentes localizações ou gerir vários tipos de horário. Uma empresa maior pode ter outros níveis de complexidade, diferentes responsáveis e necessidades de consulta e tratamento da informação.
A pergunta não deve ser apenas “para quantos colaboradores funciona?”.
Este sistema adapta-se à forma como a nossa organização trabalha hoje e consegue acompanhar a sua evolução?
Antes de pedir uma demonstração, leve situações reais
Uma demonstração torna-se muito mais útil quando não começa por uma lista genérica de funcionalidades.
Leve exemplos concretos:
- “Todos os meses temos de corrigir este processo.”
- “Gerimos estas equipas com horários diferentes.”
- “É aqui que perdemos mais tempo.”
- “Esta informação está atualmente em dois sistemas.”
- “Quando acontece esta exceção, fazemos isto manualmente.”
Assim, em vez de perguntar apenas “o que faz o software?”, consegue perceber como a solução responde aos problemas concretos da sua organização.
Onde entra o Kairos?
O Kairos é a solução DIMEP para gestão de assiduidade, disponibilizada em ambiente cloud e preparada para centralizar informação relacionada com o tratamento de ponto e horários.
Mas saber se é a solução adequada à sua empresa exige mais do que ler uma lista de funcionalidades.
É preciso perceber a realidade das equipas, os horários existentes, os processos que continuam manuais e os pontos onde os RH estão a perder mais tempo.
É precisamente por aí que deve começar uma demonstração.
Em vez de adaptar a sua empresa a um sistema, descubra como o Kairos pode responder à forma como a sua empresa realmente trabalha.
